よい文書はネタ集めから

 私が参考にしているビジネス文書の書き方本では、ビジネス文書を書く前にたくさん材料(データ、情報)を集め取捨選択することを勧めている。文書がうまく書けないのは、いきなり書き始めているところが大きいらしい。理科系の作文技術 (中公新書 (624))では、「必要なことは漏れなく記述し、必要でないことは一つも書かないのが仕事の文書を書くときの第一原則である。」と述べている。また、ビジネス文 完全マスター術 (角川oneテーマ21)では、「書く前にデータの整理に思い切って時間をかけてみる。極論すれば、わかりやすい文章を書けるかどうかは、この考える時間が勝負なのである。」と述べている。
 集めた材料は、文書の主題にそぐわないものを除いてグループ分けする。1つのグループは文書を書くときのパラグラフになる。グループ分けは一貫性を持った分け方にする。たとえば、重要度、時系列、位置(並び)などである。そして、グループをどのような順番で記述すれば読み手が一番分かりやすいか検討する。 


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